1. OBIECTIV.

1.1. ROMTEC EUROPA S.R.L (denumită in continuare “Societatea” ) cu sediul social în Iași, Șos.Iași -Hlincea, nr.53, înregistrată la Oficiul pentru Registrul Comerțului sub numărul J1994002242221, cod unic de înregistrare fiscală RO 6267105, se angajează să mențină cele mai înalte standarde de transparență, integritate și responsabilitate și are toleranță zero față de acte ilegale și delicte care i-ar putea afecta prestigiul și credibilitatea.

  1. PRINCIPII GENERALE

2.1. Legalitate. Orice raportare va fi tratată cu respectarea drepturilor și libertăților avertizorilor și persoanelor vizate, potrivit legii;

2.2. Responsabilitate. Scopul avertizărilor de integritate este acela de a lua măsuri corective sau preventive împotriva încălcării legislației și a normelor de integritate ale Societatea. De aceea, încurajăm descrierea cât mai clară și specifică a faptelor, acțiunilor, cuvintelor, comportamentelor observabile sesizate, cu detalierea împrejurărilor în care au fost produse, încadrarea în timp și spațiu, numirea și/sau descrierea tuturor persoanelor care au fost observate ca făcând parte din contextul descris.

2.3. Încredere. Prin asigurarea unui mediu de încredere în rândul angajaților, acționarilor, clienților și furnizorilor săi, Societatea încurajează raportarea oricăror fapte ilegale, imorale sau de natură a prejudicia integritatea fizică și psihică a unor persoane sau prestigiul companiei, incalcari ale Tratatului privind funcționarea Uniunii Europene, care aduc atingere intereselor financiare ale acesteia. De asemenea, compania va întreprinde în mod riguros acțiuni subsecvente raportărilor primite și va oferi, într-un interval de timp rezonabil, feedback persoanelor care efectuează raportări, în termenul legal.

2.4. Imparțialitate. Examinarea şi soluţionarea raportărilor se fac fără subiectivism, în termenele prevăzute de lege.

2.5. Bună-credință. Avertizările de integritate, sunt prezumate a fi făcute cu bună credință și vor fi investigate pornind de la această prezumție, indiferent dacă au fost sau nu anonime.

2.6. Siguranță. Avertizorii de integritate sunt protejați împotriva represaliilor, conform cu dispozițiile legale.

2.7. Confidențialitate. Persoana desemnată, comisia de integritate internă sau oricare altă entitate terță desemnată să soluționeze raportarea de integritate, are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului,a persoanelor vizate, a facilitatorului sau a oricăror terți implicați și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestora plus alte situații neprevăzute ( e.g. solicitări ori interese/obligații de natură legale). De asemenea, canalele de raportare utilizate și modalitatea de prelucrare și păstrare a informațiilor primite sunt gestionate astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității avertizorului și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul la acesta al persoanelor neautorizate.

  1. DEFINITII
  • încălcări ale legii – fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului Societății și scopului legii;
  • informaţii referitoare la încălcări ale legii – informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în mediul în care lucrează sau a lucrat avertizorul sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activităţii sale, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;
  • raportare – comunicarea de informaţii cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare efectivă sau potențială a legii din cadrul Societatea conform prezentei proceduri;
  • avertizor în interes public – persoana fizică care efectuează o raportare referitoare la încălcări sau potențiale încălcări ale legii, obţinute în context profesional;
  • context profesional – activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfăşurate în cadrul Societății, în baza cărora persoanele pot obţine informaţii referitoare la încălcări ale legii şi pot suferi represalii în caz de raportare a acestora;
  • angajat – persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu, în temeiul dispoziţiilor de drept comun sau speciale în materie, şi prestează muncă în schimbul unei remuneraţii;
  • persoană vizată prin raportare – persoana fizică sau juridică menţionată în raportare drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată;
  • represalii – orice acţiune sau omisiune, directă sau indirectă, apărută într-un context profesional, care este determinată de raportarea internă şi care provoacă sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public;
  • acţiuni subsecvente – orice acţiune întreprinsă de către destinatarul unei raportări interne în vederea soluţionării raportării şi, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate;
  • informarea – transmiterea către avertizor a unor informaţii referitoare la acţiunile subsecvente şi la motivele unor astfel de acţiuni;
  • persoana desemnată/resposabilul de integritate – responsabilul/ii de inregistrarea, investigarea, solutionarea si comunicarea solutiei numit/i la nivelul Societatea;
  • Raport al Investigației – Raport final al cercetarii faptei/elor raportate care va conține o sinteză al investigațiilor efectuate și a elementelor de probă constatate.
  1. SCOPUL POLITICII.

4.1. Politica actuală stabilește modalitatea prin care Societatea primește, prelucrează, investighează și soluționează raportările privind încălcărea normelor, principiilor, valorilor sau conduitei de integritate, așa cum sunt ele reglementate de către legislația națională, europeană, precum și de codul de etică și conduită, politicile și procedurile interne ale companiei.

4.2. Prin sistemul de avertizare de integritate (“Whistleblowing”) creat, Societatea încurajează persoanele care dețin, dintr-un context profesional, informații obiective legate de încălcarea legilor sau a normelor de integritate de către companie, angajați sau colaboratori ai acesteia, să raporteze aceste nereguli prin canalele de raportare puse la dispoziție.

4.3. Persoana desemnată va iniția toate acțiunile necesare, conform reglementărilor legale, pentru analiza și soluționarea neregulilor identificate, precum și a contextului care a permis producerea lor. Prin această acțiune Societatea se alătură directivelor europene și legislației interne, iar dezideratul companiei este de a susține un nivel înalt de etică și comportament profesional în toate activitățile pe care le realizăm, promovând astfel un model de afaceri sustenabil și performant.

  1. DOMENIU DE APLICARE

5.1. Politica acoperă avertizările privind neconformitățile sau abaterile de la lege sau regulamentele/procedurile interne, normele interne de etică și conduită în afaceri ale Societății, inclusiv conduita generală, operațională sau financiară. Acestea pot include, dar nu sunt limitate la:

  1. nerespectarea Politicilor, regulamentelor și procedurilor interne ale Societății;
  2. corupție, fraudă, furt, delapidare, spălare de bani;
  • Acte/fapte de conflict de interese;
  1. Acte de încălcarea a drepturilor omului (ex. Discriminare, rasism, hărțuire);
  2. Acte de încălcare a dreptului muncii (ex. Muncă forțată, munca copiilor);
  3. nerespectarea oricărei obligații legale;
  • orice pericol la adresa sănătății și siguranței oricăror persoane;
  • siguranța publică și protecția consumatorilor;
  1. siguranța alimentelor si a hranei animalelor;
  2. încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene.
  3. degradarea mediului înconjurător.
  1. RAPORTAREA. CANALE DE COMUNICARE

6.1. Raportarea

6.1.1. Raportarea înseamnă comunicarea către Persoana desemnata de Societatea de informații referitoare la posibile acțiuni sau omisiuni ilegale sau la limita legalității, care constituie sau pot constitui o încălcare sau încurajarea încălcării legilor și/sau reglementărilor, valorilor și/sau principiilor prevăzute de Politicile și/ au procedurile aplicabile la nivelul Societății, sau oricare dintre faptele prevăzute cu titlu exemplificative la punctul 5.1..

6.1.2. Raportarea poate fi efectuată de către orice angajat, consultant, subcontractor, furnizor, client, orice terță persoană care deține informații despre potențiale nereguli astfel cum sunt ele definite de prezenta procedură.

6.1.3. Prezenta politică nu se aplică reclamațiilor clienților legate de calitatea serviciilor furnizate de Societate care nu intră în scopul acestei Politici și se gestionează de către Departamentele dedicate din cadrul Societății.

6.1.4. Persoanele care descoperă sau iau cunostință, în orice mod, de posibile comportamente ilegale sau de nereguli care au fost săvârșite de către persoane ce au relații cu Societatea, în cadrul activității desfășurate sau care au un impact asupra acesteia, trebuie ca, în spiritul principiului responsabilității, să activeze prezenta Politică, raportând imediat faptele, evenimentele și circumstanțele care sunt considerate, cu bună-credință și pe baza unor elemente de fapt rezonabile, că determină astfel de încalcări ale legii și/sau comportamente care nu respectă principiile Societatea. Avertizorul, la alegere, își poate dezvălui identitatea sau poate transmite o raportare anonimă.

6.1.5. Raportarea trebuie să se supună Principiului Responsabilității, conform art. 4 alin. b, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligația de a prezenta date și informații detaliate, cu privire la faptele relatate în raportarea sa, chiar daca raportarea este anonimă cât și Principiului Bunei-credințe, conform art. 4 alin. f, potrivit căruia informațiile referitoare la încălcările raportate la acea dată, sunt reale și contravin prevederilor legale în vigoare. Raportarea se examinează și se soluționează în măsura în care

conține indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii. Raportarea trebuie să întrunească următoarele cerințe:

  • să conțină probe clare și obiective, care să susțină raportarea;
  • să fie documentată și detaliată, astfel încât să furnizeze informații utile și adecvate, cuprinzând, pentru a permite o verificare corespunzătoare a temeiniciei celor raportate și a contextului profesional în care au fost obținute informațiile, o descriere detaliată a faptelor întâmplate și a modului în care destinatarul a luat cunoștință de acestea;
  • să includă data și locul în care a avut loc evenimentul precum și numele și funcțiile persoanelor vizate, sau elemente care pot permite identificarea lor;
  • să cuprindă data Raportării, și daca aceasta nu este făcută sub beneficiul anonimatului, să cuprindă numele şi prenumele avertizorului de interes public, datele de contact și semnătura.

În cazul în care este posibilă identificarea persoanei care a făcut raportarea (ex. aceasta nu și-a ascuns identitatea), aceasta poate fi contactată pentru a-i fi solicitate eventuale informații suplimentare. Toate canalele menționate mai sus funcționează exclusiv pentru alerte de integritate și sunt disponibile 24/24, 7/7, cu excepția liniei de telefonie mobilă, disponibilă pentru conversații în zilele lucrătoare între orele 08:00 – 16:00.

6.1.6. Raportarea poate fi transmisă prin următoarele canale de raportare:

  • prin poștă către Comisia de integritate la adresa: Șos.Iași- Hlincea, Nr.53, jud.Iași
  • la adresa de email sesizari@romtec-europa.com
  • la numarul de telefon: 0332 808 730/int. 201, 207
  • on-line pe site-ul companiei romtec-europa.com prin completarea formularul dedicat transmiterii de mesaje.

INTEGRITATE/SESIZĂRI.

  1. PROCEDURA INVESTIGARE.

7.1. Competenta. Raportările vor fi preluate și prelucrate de către Persoana desemnată prin decizie semnată, de către conducerea companiei, care va fi aleasă astfel încât să fie independentă în exercitarea acestor atribuţii. Responsabilii de integritate sunt împuterniciți de conducerea Societatea cu autoritate deplină în exercitarea atribuțiilor ce le revin având această calitate, astfel încât să acţioneze cu imparţialitate în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea și efectuarea de acțiuni subsecvente raportărilor, fiind autorizați să întreprindă acțiuni concrete pentru ca încălcarea/-rile raportată să fie remediată. Responsabilii de integritate asigură confidențialitatea deplină a informațiilor la care au acces. Resposabilul de integritate va confirma avertizorului de interes public înregistrarea raportarii în termen de cel mult 3 zile de la primire și va comunica stadiul acțiunilor subsecvente in termen de cel mult 3 luni de la confirmarea de primire a raportării.

7.2. Inregistrare. Raportările se stochează pe o perioadă de 5 ani și, după expirarea acesteia, se distrug, indiferent de suportul pe care au fost stocate.

7.3. Stocare. Raportările se vor înscrie într-un registru electronic, care cuprinde cel puțin:

  • număr de înregistrare;
  • data primirii raportării;
  • numele prenumele și datele de contact ale avertizorului(dacă acestea au fost dezvăluite);
  • obiectul raportării;
  • modalitatea de soluţionare.

7.4. Examinare.

7.4.1. Persoana desemnată analizează cazul și demarează o investigație internă, la care pot participa, după caz, alți angajați ai companiei(e.g. specialisti HR, juristi). Acestia pot solicita informații suplimentare avertizorilor de integritate a căror identitate este cunoscută și/sau persoanelor vizate sau asupra cărora există suspiciuni că ar putea avea legătură cu producerea faptei raportate. Investigația se va desfășura cu respectarea drepturilor persoanei vizate, așa cum sunt acestea reglementate de legislație. Persoana desemnată va efectua acțiunile subsecvente cu diligența unui bun profesionist și vor informa avertizorul de integritate cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 3 zile prevăzut la lit. b), precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclită desfăşurarea acestora;

7.4.2. Persoana desemnată va transmite conducerii companiei modul de soluționare a raportării fără a divulga identitatea avertizorilor de integritate.

7.4.3. În cazul raportării unor fapte substanțiale sau grave, Persoana desemnată va putea colabora cu departamentul juridic al Societății care trebuie să investigheze cu promptitudine și acuratețe, dar și cu

respectarea principiilor imparțialității, echității și confidentialității față de toate persoanele implicate. Activitățile de investigare se vor desfășura cu evitarea oricărui conflict de interese.

7.4.4. Pe parcursul investigațiilor, persoanele în atribuțiile cărora intră activitatea de investigare, pot solicita asistență unor consultanților specializați a căror implicare este utilă asigurând în același timp confidențialitatea. Procedura de investigare a avertizărilor se va derula în acord cu Politica Societății privind Protecția Datelor cu Caracter Personal. Încălcarea dovedită a faptelor cu privire la care a fost emisă o raportare poate conduce la măsuri severe împotriva autorului încălcării, cum ar fi: sancțiuni prevăzute de Codul Muncii, încetarea contractului de colaborare/ partenariat în afaceri, până la acțiuni judiciare în vederea sancționării civile și penale a acestuia.

7.5. Finalizarea Investigației.

7.5.1. Investigația se va finaliza cu elaborarea de către Persoana desemnată a unui Raport al Investigației. Raportul va conține o sinteză al investigațiilor efectuate și al elementelor de probă constatate, partajându-l, în funcție de rezultat, cu directorii departamentelor interesate de conținutul acestuia, pentru a defini planuri de acțiune și a decide acțiunile care trebuie luate pentru protejarea Societății.

7.5.2. Dacă Responsabilul de integritate constată oricare dintre următoarele:

  1. raportarea nu conţine cel puțin numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului, data (toate sub condiția ca raportarea sa nu fie anonimă), contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii, precum şi, după caz, probele în susţinerea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită;
  2. raportarea este transmisă anonim şi nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită.
  3. încălcarea este în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii.

In oricare dintre situațiile prevăzute la punctele (a) – (c) raportarea se va clasa iar Raportul Investigațiilor împreună cu motivările aferente, va fi arhivat de către Persoana desemnată.

Îndiferent de rezultatul investigației, acesta va fi comunicat și persoanei care a făcut avertizarea, doar dacă aceasta și-a furnizat datele de contact corecte.

7.6. Raportări nereale.

7.6.1. Sistemul de avertizare al Societatea nu se poate folosi pentru a face deliberat acuzații false împotriva persoanelor, și nici pentru a notifica cu intenție informații false. Societatea își rezervă dreptul de a adopta măsurile disciplinare și/sau juridice cele mai adecvate pentru a-și proteja drepturile, bunurile și imaginea, împotriva oricărei persoane care, cu rea-credință, a transmis avertizări false, nefondate sau oportuniste și/sau cu scopul exclusiv de a calomnia, a defăima sau a provoca prejudicii persoanei vizate de raportare sau altor persoane menționate în avertizare.

  1. CONFIDENTIALITATE

8.1. Societatea respectă principiul fundamental prevăzut de art. 8 din Legea 361/2022 sens în care:

(i) Se protejează identitatea tuturor persoanelor care fac raportarea;

(ii) Avertizările sunt comunicate numai unor anumite persoane considerate necesare pentru investigarea cazului și care, potrivit responsabilităților ce le revin, sunt îndreptățite să acționeze în limitele discreției si ale confidențialității. În acest fel, persoanele vizate care pot fi subiecte ale unei avertizări, sunt protejate până la finalizarea investigației incidentelor reale;

(iii) Se asigură că avertizorul de interes public este protejat corespunzător împotriva unui posibil impact negativ, ca de exemplu represalii, discriminare sau orice formă de tratament nedrept. Mai mult, Societatea se asigură ca persoanele față de care a fost făcută o raportare sunt protejate împotriva unui posibil impact negativ, în cazul în care ancheta nu dovedește vreo încălcare și nu se impun măsuri împotriva lor.

(iv) Chiar dacă ancheta conduce la o încălcare dovedită și sunt luate măsuri împotriva persoanelor față de care a fost formulată o raportare, protecția persoanelor este asigurată împotriva efectelor negative involuntare care depășesc măsurile care au fost luate.

Prin excepţie de la prevederile art. 8.1, identitatea avertizorului şi orice altă informaţie care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta.

  1. PREVEDERI FINALE. Prezenta Politică este aprobată de Administrator și este publicată, atât pe site-ul Societății cât și la sediu. Orice revizuire a prezentei Politici va fi adusă la cunoștință persoanelor interesate în aceeași modalitate. Prezenta Politică intră in vigoare începând cu data aprobarii ei de către Administrator.

Data: 24.04. 2025

Administrator, 
VLADIMIR SIDOROV